Подготовка основного документа — реферат

Содержание
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ПИСЬМА И РАССЫЛКИ 4
1.1 Подготовка основного документа. 4
1.2. Подготовка источника данных для слияния документов. 5
1.3. Процесс слияния. 6
2. ОТПРАВКА ДОКУМЕНТА ИЗ MS WORD 12
3. СРАВНЕНИЕ И СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 18


Введение
В настоящее время в большинстве организаций различного профиля ощущается потребность в специалистах, которые владеют разнообразными современными информационными технологиями. При этом обязательными требованиями и пожеланиями со стороны работодателей являются навыки работы с пакетом программ Microsoft Office.
Microsoft Office Word 2007 является сложной программой по обработке текста, позволяющего быстро и эффективно создавать и форматировать все деловые и личные документы.
Целью данной курсовой работы является изучение вопроса работы в текстовом редакторе MS Word 2007 с письмами и их рассылкой.

1.
2. Письма и рассылки
Многие организации общаются со своими клиентами и сотрудниками с помощью писем, рассылок и рекламных буклетов, которые рассылаются всем людям, состоящим в списке рассылок.
При подготовке таких документов приходится сталкиваться с тем, что рассылаемые документы имеют одинаковую основную часть и различаются только названиями, именами и т.д. Документы такого типа необходимы при однотипных рассылках и письмах. Для решения этой проблемы в Microsoft Office используется слияние.
В процессе слияния участвуют два файла [4]:
• источник данных – представляет собой список данных одинаковой структуры;
• основной документ – это подготовленный документ (образец), в который вставляются ссылки на источник данных.
Условно, процесс слияния можно разбить на этапы:
2.1 Подготовка основного документа.
Основной документ может быть подготовлен как:
• стандартный бланк для печати;
• наклейка (этикетка) определенного формата для печати на принтере;
• конверт заданного размера и расположения реквизитов адресов отправителя и получателя;
• каталог для печати на одном листе множества строк источника.
Основной документ может быть заранее и использоваться для слияния как уже существующий документ.
1.2. Подготовка источника данных для слияния документов.
Прежде чем выполнить слияние, необходимо сначала указать на существующий источник данных или создать новый. Источник данных состоит из матрицы из строк и столбцов, в которой каждая строка содержит одну запись - полное имя, адрес, а каждый столбец содержит определенный тип информации, называемый полем (имя клиента). Каждое поле определяется в источнике данных заголовком столбца, называемым именем поля, который располагается в первой строке источника данных.
Наиболее часто используются уже готовые источники - табличные документы Word, электронные таблицы Excel, базы данных Access и др.
Рассмотрим создание списка рассылки сотрудникам организации с приглашением на торжественный ужин.
Для этого каждому сотруднику необходимо отправить письмо с сообщением, в котором указывается текущая дата отправления, адрес того, кому отправляется письмо, приветственное обращение (с учетом пола и имени и отчества конкретного человека) и некоторые данные касающиеся отправителя. Текс письма можно разбить на две части – неизменяемую (дублируется в каждом письме) и изменяемую (представленную в виде полей и изменяемую в зависимости от личных данных приглашенных).
Создадим документ, где написано приглашение:

Создадим в MS Excel базу данных, в которой будет храниться информация о сотрудниках, которым будем отправлять приглашения:

1.3. Процесс слияния.
Далее начнем формировать наши приглашения.
На вкладке Рассылки в группе Начать слияние → Пошаговый мастер слияния. Откроется область задач Слияние, в которой представлены шаги Слияния. Будем следовать по шагам.
На первом шаге выберем Письма → Далее. Открытие документа.
Переходим к шагу 2. Текущий документ → Далее. Выбор получателя.
Шаг 3. Использование списка → Обзор. Откроется окно:

В котором выберем источник данных. У нас это файл Данные.xls.
После открытия документа в списке Избранные ссылки щелкнем на Ок. Откроется окно Получатели слияния, отражающее записи, содержащиеся в источнике данных:

В нижней части окна в диалоговом окне Источник данных выберем наши данные и далее по кнопке Изменить → Создать запись:

Внесем дополнительные изменения в список:

Сохраним изменения:

Записи можно отсортировать по любому полю:

Можно применить фильтр для выборочных записей

Фильтр и сортировка служит для отбора необходимых записей списка для создания писем только для определенных (отфильтрованных) получателей.
После такой фильтрации в нашем примере письма будут отправлены адресатам, проживающим в г. Пушкин.
После такой подготовки, переходим к следующему шагу.
Шаг 4. Далее. Создание письма.
Одним из основных типов основного документа, используемого в процессе слияния, является стандартное письмо. В документе такого типа содержаться поля одинаковые для всех писем.
В стандартном письме каждое поле слияния заключено в ‘«»’- кавычки, называемые шевронами.
Вставим поля слияния в наше письмо. Щелкнем по кнопке Составление документа и вставка полей и выберем имя получателя:

Комментарии: