Особенности оформления информационно-справочных документов срочного характера — реферат

Содержание

Теоретические вопросы 3
Практический вопрос 14
Список литературы 22

Теоретические вопросы

1. Особенности оформления информационно-справочных документов срочного характера: телеграмм, телефонограмм, телефаксограмм

Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а также может быть просто принята к сведению. [1. с. 25].
Телеграмма - документ, выделяемый из других способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает, необходима, если другой, более медленный, способ замедлит исполнение.
Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.
Телеграмму строят из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.
Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:
- наименование организации - автора документа (указывается отправитель телеграммы);
- адресат;
- текст документа (телеграммы);
- фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (может быть указана его должность).



Слов Плата МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ РОССИИ
ТЕЛЕГРАММА
___________________
№ _____________
______ сл. ______ го ______ ч. ______ м. ПЕРЕДАЧА
руб. коп. ______ го ________ ч. ________ м.
Принял Номер рабочего места

Автоответ пункта приема
Передал ______________________
Служебные отметки
Категория и отметки особого вида
Куда, кому

Квитанция в приеме телеграммы
_______ ч. _______ м.

Куда Претензии принимаются в течение 1 месяца со дня подачи



Фамилия и адрес отправителя (не оплачивается и по связям не передается)


Рис.1. Бланк телеграммы

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста - по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.
Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель. После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю. Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.
Реквизиты телефонограммы:
- наименование организации - автора документа (отправителя);
- наименование вида документа (телефонограмма);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- адресат (должность и фамилия лица, кому направлен документ);
- текст документа.
В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью. При передаче указывают должность и фамилию передавшего телефонограмму, номер его телефона и время передачи, а так же должность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона последнего и время приема.

наименование организации-отправителя адресат: наименование организации,

должность, инициалы и фамилия должностного лица, для которого передается телефонограмма
№ телефона № телефона


ТЕЛЕФОНОГРАММА
Дата №


текст сообщения


наименование должности подпись инициалы и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Телефонограмму передал: Телефонограмму принял:

должность, фамилия и инициалы работника, должность, фамилия и инициалы работника,

передавшего телефонограмму принявшего телефонограмму
Дата и время передачи: Дата и время приема:

Комментарии: